履约过程风险发函时点提示
及函件指引
(2023版)
中建科技集团有限公司
二〇二三年八月
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序言
为践行全面风险管理,提高全员履约资料证据意识及履约过程风险管控能
力,为项目顺利结算、索赔、盈利创造条件,商务管理部(法律事务部)组织
开展项目履约资料发函时点梳理,针对项目履约过程中需要发函的情形,编制
函件模板,明确不同情况下的收函主体、发函内容等,并结合合约法务工作以
来已发的函件,筛选出相应优秀范例,确保项目在风险事件发生后能够找到相
关函件范本,第一时间向相关主体发函,为项目顺利结算、索赔、盈利创造条
件。
本《指引》根据项目履约过程中碰到的各种情形共分为九大类,分别为施
工现场类,图纸类,工程款、农民工工资类,工期类,施工质量类,维保类,
资料材料类,结算类及其他类,希望各分子公司、各项目部能够按照本《范本》
的发函时点要求,做好履约资料的收集、留存,以实现履约风险有效管控。
《指引》中所包含范例尚未涵盖所有模板,待日后进一步修订与充实,也
欢迎广大同事使用《指引》过程中如有好的意见或建议及时向我们反馈,商务
管理部(法律事务部)全体人员将坚持“突破、专业、高效、赋能”的工作理
念,为项目做好服务支撑,助力公司高效高质发展!
商务管理部(法律事务部)
二〇二三年八月
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使用说明
1、本函件模板适用于公司各项目履约过程中的函件起草,各项目可根据实
际情况选择和使用。
2、函件起草需按照模板将各项内容填写完整:
(1)函件编号:根据实际情况进行编号,按序将函件进行保存。
(2)工程名称:应按照总包备案合同名称准确填写,禁止使用简称、统称、
公司名称等。
(3)主送:填写企业全称,可以参见企业营业执照或全国信用信息公示系
统公示(网址:http://gsxt.saic.gov.cn)。
(4)抄送:根据函件具体内容选择抄送单位,如监理单位、分包单位等。
(5)主题:根据已发布的函件模板内容填写完整即可;若项目根据实际情
况起草,则简明扼要的写明函件主题。
(6)正文部分:根据已发布的函件模板内容填写完整即可;若项目根据实
际情况起草,则注意函件正文一般应包括以下三个要素:
a.对工程已(将)造成影响的事实描述:XXXX年XX月XX日,本工程发
生XXXX,导致(预计)何种影响;
b.我司已(拟)采取何种措施,或要求对方采取何种措施;
c.根据合同约定相关责任划分。
(7)附件:能够证明事实情况的书面材料、照片、影像资料等应作为附件
在正文下列明目录,并按顺序附至函件之后。
(8)落款:项目部名称同抬头工程名称一样填写完整。
(9)签收人:函件送达后应当由收函方负责人签字,若遇到拒收情况,则
应当按照《项目履约阶段重要履约资料快递邮寄指南》要求向收函方注册地址
及法定代表人处寄送,并保留相关快递底单及邮政官网派送情况图。
(10)说明:按照实际情况填写完整。
3、红色“填写说明”为填写内容的说明,项目在使用函件模板时应按照填
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写说明要求填写,并将红色说明部分删除。
4、本函件模板只是通用模板,若项目遇到实际情况比较复杂、风险较大,
项目可以联系商务管理部(法律事务部)协助起草。
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目 录
第一类施工现场类
1.1现场移交场地不符合合同要求时.........................................................................2
1.2合同约定开工日期届至,但业主四证未齐备的.................................................4
1.3政府及行业主管部门要求停工的.........................................................................7
1.4项目自然条件发生变化(文物古迹).................................................................9
1.4项目自然条件发生变化(障碍物)................
中建履约过程风险发函时点提示及函件指引2023(152页)